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榆林职业技术学院物资设备采购管理办法

作者: 时间:2020-01-02 点击数:

榆林职业技术学院物资设备采购管理办法

第一章 总则

第一条 为加强我校物资设备采购管理,规范物资设备采购行为,提高资金使用效益和物资设备采购效率,更好地为教学、科研、管理等各项工作服务,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《榆林市市级年度政府集中采购目录及采购限额标准》,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 物资设备采购是指使用财政资金和自筹资金,即以学校运行费、设备购置费或专项资金为主体,根据《榆林市市级政府年度集中采购目录和限额标准》进行政府采购或学校自行组织采购仪器设备的行为。

第三条 本办法所指物资设备包括教学科研、行政管理后勤服务等固定资产管理范围内的各类物资设备。本办法所称政府采购,是指使用使用财政性资金采购同级政府发布的集中采购目录以内或者采购目录以外限额标准以上的货物的行为。

第四条 学校物资采购工作由国有资产管理处统一管理。国有资产管理处是学校物资设备采购的职能部门,纪检委、计划财务处是依法履行监督采购活动的职能部门。各部门要明确采购工作的负责人和相关责任人,并建立责任制度。

第五条 物资设备采购工作必须严格执行国家有关法律、法规的规定,必须严格执行学校制定的“三重一大”决策程序,遵循公开、公平、公正和集体采购、货比三家、择优选购的原则充分利用信息化、网络化技术,做到立项无误、选型准确、质量可靠,报价可信、程序规范,提高资金使用效益和采购效率。

第二章 招标采购组织机构

第六条 学校成立招标采购领导小组,由相关院领导任组长、副组长,成员由学校纪检委、国有资产管理处、计划财务处、教务处、使用部门等负责人,以及有关技术专家组成。办公室设在国有资产管理处,办公室主任由国有资产管理处处长兼任。

第七条采购领导小组成员代表学校履行职责,对学校负责。对招标采购行使质疑权、建议权和表决权,并承担相应的责任。有关部门的职责如下:

一、国有资产管理处:负责学校仪器设备招标采购的具体工作,其主要职责是:落实采购领导小组决议;审核采购计划;组织协调各部门参与考察、调研等采购活动;拟订招标方案和编写招标文件;提供采购资源信息;负责组织或委托招标代理机构招标;签订采购合同;组织货物验收、入库及资料的整理、归档等;

二、纪检委:依据法规和相关制度,监督采购工作程序,督促招标采购领导小组成员正确履行职责;负责投标商的资质审查;检查合同履行情况;对每次招标采购工作情况做出监察报告;参与有关项目的考察及验收;

三、计划财务处:对采购活动的资金预算项目、资金来源、专项资金管理使用负责。确认项目的资金落实情况,申请下拨采购资金,参与有关项目的考察及验收;

四、教务处:负责用于教学、科研等仪器设备采购计划的审查和论证工作;参与项目的考察及验收;

五、基建处:对建设项目中有关水电安装、环境装修、室内外配套施工等辅助工程进行工程量及取费核算,并出具审计报告;参与相关项目的考察及验收;

六、使用部门:参与招标文件的编写;对标的物的使用功能、产品质量、技术性能全面负责;参与项目的实施与验收;

七、技术专家:参与对标的物的评审,并对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责,参与验收工作;

八、其他部门:参与相关招标采购工作,对小组决议承担相应责任。

第八条 招标采购领导小组可根据工作需要临时设立询价组、考察组、评标组。

第三章 采购活动的运作方式

第九条 属于榆林市政府集中采购目录和限额标准范围内的物资设备,一律采用政府集中采购的组织方式和采购办法进行。国有资产管理处负责公布《榆林市政府集中采购目录和限额标准》。

第十条 按照国家相关法律、法规和规定,项目采购履行政府集中采购的方式分为:公开招标、邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源和询价采购和国家财政主管部门认定的其它采购方式。

第十一条 属政府集中采购的物资设备,由国有资产管理处组织,委托同级政府采购中心或招标代理机构实施

第十二条 不在政府集中采购限额范围内,或经市财政局批准,由学校自行组织的分散采购的物资设备,按照采购资金额度的大小,以询价、单一来源、商务关系存续等采购方式进行。学校自行组织采购的物资设备,由国有资产管理处负责实施或委托招标代理机构实施。

第四章 采购工作程序

第十三条 物资设备的采购工作程序是指从采购计划的编制起到设备验收归档止的工作程序,主要包括编制采购计划、立项审批、确定供应商、合同签订、合同实施、设备验收、资料归档等环节。

第十四条 采购计划的编报

一、使用部门根据教学、科研的实际需求,编制部门年度采购计划。部门年度采购计划报送时间:每年9月底前报送下年度的部门采购计划。

二、国有资产管理处汇总、审核使用部门的采购计划,提请采购领导小组审议,形成年度采购计划草案。

三、经学校专题会议研究后,列入年度执行计划。

四、国有资产管理处按年度执行计划,编制政府集中采购计划。

五、采购计划一经确定,原则上不做调整。如遇特殊情况需采购的,纳入计划外采购项目,并按规定的报批程序执行。

第十五条 立项与审批

列入年度执行计划项目(计划内)和未列入年度执行计划的项目(计划外),按以下程序立项、审批。

一、大宗物资设备采购(含5万元及以上)的立项与审批

以专题会议的《会议纪要》作为立项依据,填报《榆林职业技术学院物资设备采购立项审批表》。审批表中需明确项目名称、经费来源、预算金额、申请理由、主要用途、技术参数(包括物品品种、需求数量、规格型号、质量标准等)基本内容,经归口管理部门(分管副院长)审查、国有资产管理处核实、分管副院长审核后,报院长批准。

二、零星物资设备采购(3万元以下)的审批

未列入年度执行计划,单项或成套物资设备在3万元以下的,可按采购资金额度,对应填写《榆林职业技术学院零星物资设备采购申报表》,并按规定的审批权限,由相关权限负责人进行审批。零星物资设备采购的申报,由部门负责人提出具体意见,国有资产管理处根据部门工作实际及已有物资设备资源情况进行审核,分管副院长、院长审批后,交国有资产管理处按照规定实施采购。

三、所有立项项目应纳入当年财务预算,经过计划计划财务处审核,确认其资金来源(财政拨款、非财政专项资金或其他资金)和预算经费额度。计划财务处审核后,报市财政局资金管理科审批。

四、国有资产管理处根据本年度《榆林市级单位政府采购目录及采购限额标准》,确定采购项目的具体采购方式,填写《榆林市市级政府采购项目实施表》,报市财政局审批。

第十六条 采购的实施

一、经市财政局审批的集中采购项目,按以下程序进行:

1、委托采购代理机构

学校委托同级政府采购中心或招标代理机构实施,并与其签订委托代理协议。委托协议中应明确委托代理事项,约定采购人和采购代理机构的权利和义务。

2、编制采购(招标)文件

由国有资产管理处编制采购项目的采购(招标)文件。经采购领导小组审批后,发布招标公告。采购项目技术复杂的,需邀请有关专家协助编制采购文件。

3、组织开标、评标

学校纪检部门、财务部门及国有资产管理处相关人员参加开标工作,其中分管领导作为评标委员参加评标工作,纪检、财务监督开标评标过程,其他人员作现场记录,获取开标评标记录、资料。

4、确认中标供应商

根据评标委员会会签的书面评标报告,对采购标的推选出候选中标供应商,国有资产管理处及授权领导依法对推选出的候选中标供应商进行书面确认。确认后,由采购中心或招标代理机构按照采购相关规定对采购结果予以公示。

二、经市财政局审批的分散采购项目,按以下程序进行:

1、确定采购方式

国有资产管理处会同使用部门,根据项目的特点,提出采购方式(询价、单一来源、商务关系存续),提请采购领导小组批准实施。

2、成立谈判组

谈判组由国有资产管理处、纪检部门、计划财务处、项目主管部门、使用部门负责人及专家组成。评审专家人数为3人。

3、制定相关文件

国有资产管理处负责起草采购文件,明确询价采购的内容及评定成交的标准等,报采购领导小组审核批准。

4、确定谈判供应商

询价采购由国有资产管理处、项目主管部门与使用部门协商,选出不少于三家符合资格条件的供应商,经采购领导小组审核批准,并由国有资产管理处向其发出《询价采购通知书》。

单一来源谈判由国有资产管理处、项目主管部门与使用部门邀请单一来源供应商为谈判对象。

商务关系存续,由国有资产管理处拟定,经采购领导小组审核批准,选择最近一次中标供应商为谈判对象。

5、谈判

在学校纪检部门的监督下,国有资产管理处按照采购文件规定的时间、地点组织谈判会议。谈判前由纪检部门指派的监督人会同国有资产管理处工作人员核验投标人的身份及资质,并请供应商检验响应文件密封情况,无问题时方可拆启响应文件,由会议主持人宣布各供应商的响应报价。

谈判组专家和使用部门负责人对供应商提交的响应文件中技术部分进行集中与单一咨询或质疑,供应商现场释疑并就有关事项(价格、配置、服务等)做出书面承诺。

谈判组要求被询价的供应商一次性报出不得更改的供货价格。一般不再谈判,必要时由询价组集体与供应商进行谈判。

若上述谈判的文件或内容有实质性变动,应经过采购领导小组确认后,以书面形式通知供应商并存档备案。

商务关系存续方式采购的项目,原则上应与原采购项目规格型号一致,存续延时期限为一年,谈判价格要以合同价为上限。单一来源的项目使用部门需提供单一来源依据。

6、确定成交供应商

谈判结束后,谈判组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,提出书面谈判结果报告,阐明对供应商的比较意见,推荐成交供应商。

第五章 采购合同管理

第十七条 签订采购合同

学校在供应商中标通知书发出之日起30日内,按照采购文件确定的事项签订采购合同。

集中采购应当依法签订政府采购书面合同,采购合同应当由采购人与中标、成交供应商签订。也可以根据具体组织形式委托相关集中采购机构与中标、成交供应商签订。

采购合同应当明确采购货物或接受服务的名称、数量、规格、质量、性能、价格(酬金)以及履行合同的时间、地点、方式和违约责任等内容。

除经采购合同的双方当事人协商一致,已签合同不得擅自变更、中止或者终止。

第十八条 项目的变更

在项目实施过程中,项目中个别设备、材料因使用要求或货物情况发生变化需要变更的,使用部门和供货方可提出变更申请,并填报《设备采购项目变更申请表》,经采购领导小组审核同意后实施变更。《设备采购项目变更申请表》作为项目合同的补充部分享有合同的同等权力,但项目变更增加部分不得超过该项目原合同总价的5%。在采购合同履行过程中,需追加与合同标的相同的货物或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%

第十九条 验收与付款

学院、政府采购中心或招标代理机构应当按照合同约定,对履行情况进行验收。属大型或技术复杂的政府集中采购项目,邀请国家认可的质量检测机构参与验收。

国有资产管理处对供应商履行合同情况进行不定期检查。合同履行完毕后,供应商提出验收申请,国有资产管理处负责组织对采购项目的验收工作。

履行验收应当依据事先规定的标准和要求,凡符合事先确定标准的,即为验收合格。

学院按合同约定支付采购合同款。纳入财政直接支付范围的采购项目,采购人按照确定的合同和国家财政主管部门有关要求,确认供应商已严格按照合同约定提供采购服务后,填报采购资金支付申请书,经财政主管部门审核无误后,按照合同的约定将采购资金直接支付供应商。

未纳入财政直接支付范围的采购项目,由学院按规定的资金管理渠道和合同规定付款。

第二十条 采购文件的保存

采购文件应妥善保存,不得伪造、隐匿或销毁。采购文件的保存期限从采购结束之日起至少15年。

采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

 

第六章 监督纪律和相关规定

第二十一条 学校仪器设备的采购工作接受纪检委、计划财务处监督检查。监督检查的主要内容为:

1、有关法律、规章制度执行情况;

2、采购范围、采购方式和采购程序的执行情况;

3、采购管理及集中采购程序的执行情况;

4、采购信息公告情况;

5、评审专家的使用情况;

6、对供应商询问和质疑的处理情况;

7、采购合同的订立和资金支付情况;

8、采购文件、资料的规范化建立和存档情况。

第二十二条 采购纪律

采购责任人要依法依规组织开展采购活动,明晰事权,依法履职尽责。

1、采购活动必须遵守“集体研究,民主决策”的工作制度,任何人不得超越制度和程序办事。

2、实行招标采购的项目,开标前,不得透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量,以及与招标、投标有关的其它情况。招标前不得私自拆看标书,不得向供货商泄露评委、标底、评标过程及与招标有关的其它情况。

3、采取非招标采购的项目,任何一方不得单方面进行采购。

4、不得接受供应商任何礼品、礼金及参加有碍公务的的任何形式的活动。

5、供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中,严禁关联交易。

采购责任人违纪的,依据党纪、政纪有关规定处理。

第二十三条 相关规定

1、加强学院项目库建设工作,按规定程序申报项目,避免仓促立项、仓促预算、与规划相悖和可能因此造成缺失监督的风险。除紧急事项外,不经过项目库评审环节的项目,学院原则上不予支持立项。项目立项须履行学院“三重一大”的审批程序。

2、使用财政资金的采购项目,按照规定一经审批,经过政府采购相关程序后,原则上不允许变更、调整,不得超越预算范围。

3、严格控制计划外项目和零星采购项目各部门不得将应以集中采购方式采购的项目化整为零或者以其他任何方式、理由规避集中采购。

4、增强数量执行周期及风险意识,合理安排项目执行方案和时间,防止前紧后松、仓促执行、项目变更、违反合同、仓促验收等情况的发生。

5、加强验收环节的管理,未完成验收的项目不得支付项目尾款。

6、加强对咨询企业的评估管理,鼓励使用信誉和质量好的企业参与项目预算。对于在项目预算、执行、验收和后期服务保障环节中出现问题的企业,不得参与学院下一年度的预算咨询。

7、项目部门和项目负责人应把握好项目的控制权,除市场调研和项目预算环节需要企业参与外,不允许将项目申报核项目评审资料交给企业编制,更不得出现由投标企业代理编制招标文件、技术参数的情况,不得在招标文件中出现违规的倾向性问题。

8、落实项目效益目标,防止“只建不用”和“重复建设”的现象,不得出现采购的设备资产长期不开箱、不使用的现象。

 

第七章附则

第二十四条 本办法由国有资产管理处负责解释。

第二十五条 本办法自公布之日起执行。

第二十六条 服务类项目的采购参照本办法执行。

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